Bagi orang-orang yang bergelut di dunia startup, yang katanya terkenal dengan sangat sibuk, kondisi overload atau beban kerja yang menumpuk berlebihan mungkin sangat sering terjadi. Titik dimana semuanya menumpuk dan membuat kita ingin mengangkat tangan melambai-lambai ke kamera, lalu berkata, “cukup, saya menyerah!” 😀
Jangan kepedean, hal tersebut dialami tidak hanya oleh diri kita sendiri saja, ada banyak sekali manusia di dunia ini yang mengalaminya juga, terlebih di era banyak sekali distrupsi di mana-mana, dari smartphone, social media, email, telpon, televisi, dll.
Beban atau pekerjaan yang rasanya sangat menumpuk bukan hanya bisa membuat seseorang stress, tapi juga bisa mengganggu kodisi di luar dirinya, kita bisa sangat mudah mengambil keputusan yang salah, banyak terlupa pada hal-hal krusial yang harusnya dilakukan, dan mengacaukan banyak hal.
Saya ingin berbagi hal menarik yang saya dapatkan dari Caroline Webb dalam bukunya berjudul How to have a Good Day. Karena bagusnya, saya sampai baca buku ini dua kali 😀 Ia menceritakan dengan sangat inspiratif namun juga practical, cara-cara untuk membuat diri kita bisa lepas dari kondisi overload tersebut.
1. The Mindful Pause
Terkadang di awal yang kita perlukan adalah melakukan perhentian sejenak untuk menenangkan kembali pikiran kita. Salah satu teknik menarik yang diperkenalkan Caroline adalah dengan melakukan Triangular Breathing, ketika kita menarik nafas dalam 3 hitungan, menghembuskan nafas dalam 3 hitungan, dan berhenti dalam 3 hitungan. Hal tersebut jika dilakukan ketika kita sedang stress akan bisa mengurangi kecepatan detak jantung kita, mengirimkan sinyal kepada otak kita bahwa ancaman sudah reda, sehingga mengurangi sinyal stress yang sedang terjadi.
2. Outsource Your Memory
Jangan simpan semua kekhawatiran kita di otak kita saja, terutama jika hal tersebut menjadi interupsi-interupsi seketika pada otak kita yang bisa mengganggu konsentrasinya. Ketika hal itu terjadi coba “outsource memory” otak kita ke tools eksternal seperti buku catatan atau alat perekam. Bangun kebiasaan untuk mencatat atau merekap setiap interupsi berupa pemikiran, kekhawatiran, ingatan yang muncul atas tugas yang belum dikerjakan dll.
3. Most Important Thing First
Jika kita diharuskan hanya boleh memilih satu hal saja yang kita harus kerjakan di hari ini, apakah itu? Temukan apa hal paling penting yang harus dikerjakan hari ini, satu saja. Hal ini bisa menjernihkan pikiran kita dengan sangat efektif, membuat kita mampu mengetahui dan fokus pada satu hal saja yang paling prioritas saat ini.
4. The Smallest First Step
Setelah kita tahu apa yang paling penting, jika hal tersebut terlampau kompleks dan kita masih merasa stuck, pertanyaan selanjutnya adalah, apa hal terkecil yang bisa kita lakukan untuk berlanjut ke tahapan selanjutnya. Langkah kecil ini berfungsi untuk mengurangi beban di pikiran kita dengan mengalihkan usaha yang tadinya ditujukan kepada sesuatu yang sangat berat menjadi lebih simple dan mudah. Tugas berat seperti membuat persiapan pengambangan fitur baru, bisa dimulai dengan ngopi bareng dengan CTO kita sambil membicarakan ide fitur yang ingin kita kembangkan.
5. Your Competitive Advantage
Ada kalanya kita sudah menemukan apa hal terpenting yang harus diselesaikan, sudah jelas juga langkah-langkah kecil yang harus dikerjakan, tapi ternyata masih juga banyak pekerjaan yang harus diselesaikan dalam to-do-list kita. Nah langkah selanjutnya adalah mengenali competitive advantage kita dan mendelegasikan/outsource sisanya kepada orang lain. Cari dan fokuslah pada hal yang kita sangat ahli dan hanya kita yang bisa mengerjakannya, lalu relakan yang lainnya dikerjakan oleh orang lain yang jika mengerjakan hal tersebut ternyata juga bisa menghasilkan kualitas yang relatif baik.
6. Set Your Boundaries
Pernah merasakan sendiri the power of deadline kan? kita diberikan waktu 2 pekan untuk menyelesaikan tugas, tapi tetap saja tugas tersebut diselesaikan 2 jam sebelum deadline berlangsung. Ternyata batasan seperti deadline tersebut bekerja untuk kita. Buatlah batasan-batasan untuk kita sendiri seperti jam 6 sore sudah harus pulang, jam 12 siang harus makan siang, ketika di rumah maka hadirlah sebagai anggota keluarga rumah kita, ketika di kantor hadirlah seperti anggota kantor kita sepenuhnya. Batasan-batasan ini akan memaksa kita bekerja efektif dan kita akan mencari strategi-strategi untuk bisa memenuhi target dengan batasan-batasan yang kita ciptakan sendiri. Kitalah yang harus ambil kontrol dalam keseharian kita, kalau tidak maka waktu 24 jam sekalipun tidak akan cukup untuk menyelesaikan semua yang kita harus kerjakan.
7. Automate Small Stuff
Siapa saja yang selalu bingung memakai baju apa ke tempat kerja tiap hari? Nah hal-hal kecil seperti ini harusnya tidak perlu mengganggu pikiran kita, otomasikanlah pengambilan-pengambilan keputusan kecil setiap hari ini dengan membuat rules-rules yang akan kita patuhi. Rules tersebut berguna untuk mensimplifikasi pengambilan keputusan tersebut, itulah mengapa Zuckerberg hanya pakai kaos abu2 setiap hari, Barack Obama hanya pakai jas abu-abu atau biru, atau Chancellor Angela Merkel hanya pakai satu jenis desain jaket. Semuanya mengotomatisasi prose pengambilan keputusan kecil dengan aturan yang mereka buat sendiri sehingga tidak memakan beban bagi pikiran kita. Hal ini juga perlu diimplementaskan dalam situasi-situasi pengambilan keputusan kecil harian lainnya seperti kondisi seperti apa untuk kita mengangkat telpon, kapan dan makan apa kita hari ini, kapan olah raga, kapan makan dan sebagainya.
Itu saja beberapa tips practical yang bisa kita terapkan untuk membuat kita mampu me-manage stess karena overload. Jangan lupa juga dari kesemua hal tersebut, yang tak boleh dilupakan adalah tetap melakukan semua aktivitas kita dalam bingkai ibadah kepada-Nya, dan kita selalu percaya semua beban yang kita emban saat ini tidak pernah lebih tinggi dari kapasitas kita untuk memikulnya. Tinggal tools dan cara seperti apa yang harus kita lakukan untuk membawa beban tersebut yang harus kita cari dan gunakan. Karena kita manusia yang dilengkapi dengan akal untuk berpikir, maka mari kita senantiasa belajar menjadi orang yang lebih baik dari hari ke hari. Selamat menjadi pribadi yang lebih produktif lagi, semangat! 🙂